Zajištění ochrany osobních údajů v ČAH, z.s. (GDPR)
ČAH, z.s. nakládá s osobními údaji svých členů a dalších osob, které jsou s námi v obchodních, pracovních či odborných vztazích.
Kdo je Správce
Správcem osobních údajů podle Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) je Česká asociace hydrogeologů, z.s., Albertov 6, 128 43 Praha 2, IČO: 47607653 (dále jen ČAH). Právní formou naší společnosti je spolek zapsaný u Rejstříkového soudu u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou L 90 z 1.1.2014.
ČAH zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro výkon oprávněné činnosti spolku, a to konkrétně pro následující účel: evidence členské základny a výběr členských příspěvků, zajištění spolkové činnosti při naplňování účelu spolku, kontaktování člena při pozvánkách na spolkovou činnosti, evidence účastníků akcí pořádaných spolkem.
Shromažďovaná osobní data členů ČAH
Od svých členů za účelem jejich identifikace shromažďujeme tyto údaje: jméno a příjmení, kontaktní adresa, datum narození (za účelem identifikace bankovních plateb členských příspěvků), e-mail, volitelně tituly a telefon. Tyto údaje spravuje tajemník ČAH ve formě tabulkové databáze nedostupné z internetu, a nejsou přístupná jiným osobám. V odůvodněných případech nutných pro zajištění chodu ČAH si může data vyžádat vedení asociace (výkonná rada).
Nakládání s osobními daty podle Nařízení GDPR je vázáno na vyžádaný souhlas členů (souhlasy jsou uchovávány v rámci administrativy spolku), pokud nebyl souhlas udělen již při samotné registraci nových členů (týká se nových členů po 25.5.2018).
Nakládání s osobními daty v ČAH a jejich zabezpečení
Osobní data se objevují i v bankovních výpisech z účtu spolku (jména, čísla a VS účtů), které zpracovává banka, ve které je účet veden. Výpisy jsou uloženy spolu s dalšími dokumenty obsahujícími osobní data (viz dále), a přístup k nim má předseda a tajemník spolku a na vyžádání vedení spolku (výkonná rada), Výpisy jsou poskytovány účetní firmě pro účely vedení účetnictví.
ČAH provozuje webovou stránku www.cah-uga.cz, na kterou se členové přihlašují pod svými zvolenými jmény a hesly, a zadávají stejný okruh osobních údajů, jako je uveden výše. Při registraci výslovně souhlasí se zpracováním zadaných dat ve smyslu tohoto dokumentu. Zabezpečení stránky je zajištěno standardním způsobem (šifrování protokolem https, provoz stránek na dobře zajištěném serveru). K osobním údajům přihlášených uživatelů má přístup jen předseda a tajemník ČAH, případně v rámci své práce webmaster.
ČAH dále jednorázově nakládá s osobními údaji poskytovatelů služeb pro spolek, případně odběratelů služeb, které spolek poskytuje, v rozsahu, který je nutný pro organizování aktivit a účetní evidenci (objednávky, faktury, pracovní dohody, přihlášky k účasti apod.). Jde zejména o externí přednášející a zpracovatele odborných materiálů, organizátory a účastníky seminářů a konferencí, správu webové stránky, administrativu a účetnictví, objednatele odborných posudků, přednášek apod. Primárně s těmito doklady nakládá předseda ČAH, případně tajemník nebo další pověřená osoba, data nejsou dostupná dalším osobám. Tato data slouží jen pro jednorázovou potřebu týkající se konkrétní akce, a nejsou trvale uchovávána. Část z těchto dat v zákonném rozsahu se stává součástí účetnictví, které zpracovává pověřená účetní firma.
Veškeré písemné dokumenty obsahující osobní údaje (účetnictví, bankovní výpisy, korespondence, evidence účastníků akcí apod.) jsou uloženy v místě sídla spolku, v zamčené skříni, od níž má klíče pouze předseda a tajemník spolku.
Pokud dokumenty a data nejsou dále potřebné a uplynuly i zákonné lhůty k jejich uchovávání, jsou standardně skartovány a elektronická data vymazána, aby se k nim nemohla dostat nepovolaná osoba.
Poskytování dat třetím stranám
Osobní data nesmí být poskytnuta žádné třetí osobě, s výjimkou zákonných důvodů, a dále uvedených poskytovatelů služeb. Jakékoliv další využití osobních dat nad uvedený rámec je vázáno konkrétním souhlasem dotyčné osoby.
Členové vedení ČAH (výkonné rady) písemně souhlasili s rozsahem svých kontaktních údajů určených ke zveřejnění, aby je v případě potřeby mohli kontaktovat členové spolku či ostatní zájemci, a členové vedení spolku tak mohli plnit úkoly vyplývající z jejich funkce.
K některým osobním datům se mohou dostat dva trvalí externí dodavatelé služeb pro spolek – webmaster (Webové stránky – Tomáš Bartoň, IČ 68415010,), a účetní firma (INS servis, s.r.o.. IČ 29044715). Tyto subjekty jsou povinny dodržovat GDPR, a nenakládat neoprávněně s osobními daty, se kterými přijdou do styku při běžně zajišťovaných činnostech pro ČAH.
Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů
Na základě žádosti je spolek povinen poskytnout žadateli informace o osobních údajích o něm zpracovaných, ve lhůtě do 30 dnů.
Každý, jehož osobní údaje evidujeme, má právo na doplnění a změnu údajů. Má dále právo žádat omezení rozsahu zpracovávaných dat, nebo omezit rozsah poskytovaných osobních údajů nebo rozsah účelů jejich zpracování a použití. Pro všechny tyto zásahy platí lhůta 30 dnů.
Každý může žádat i úplný zákaz dalšího nakládání s jeho daty. Má také právo na výmaz všech dat (tzn. být zapomenut) – v takovém případě vymažeme veškeré osobní údaje z našeho systému, ve lhůtě do 30 dnů. V některých případech nebude možné všechny údaje vymazat ze zákonných důvodů (např. evidence daňových dokladů nebo pracovních smluv po zákonem stanovenou dobu).
Může se stát, že splnění některých výše uvedených požadavků bude mít za následek ukončení členství v ČAH (zejména tehdy, pokud znemožní evidenci členů a možnost jejich kontaktování).
Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů
Pokud kdokoliv, s jehož osobními údaji nakládáme, dojde k názoru, že s jeho údaji není nakládáno v souladu se zákonem, má právo se kdykoliv obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Nicméně bychom uvítali, kdybyste kontaktovali nejdříve nás, abychom mohli případné pochybení napravit.
Mlčenlivost
Všichni, kdo se dostanou do styku s jakýmikoliv osobními údaji evidovanými v rámci ČAH (členové vedení spolku, administrativní pracovníci, webmaster, účetní), jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, o kterých se dozvěděli. Bez výslovného souhlasu dotyčné osoby nemohou být žádné osobní údaje vydány jiné třetí straně.
Přijato výkonnou radou ČAH dne 25. 5. 2018
Josef V. Datel, předseda
